Написать правильно жалобу в Книгу жалоб и предложений

Кто должен иметь книгу отзывов (жалоб) и предложений

Данный документ должен быть у всех предприятий, занимающихся торговлей и обслуживанием людей, независимо от их направления деятельности (магазины, места общепита, в том числе кафе, бары, и рестораны, банки, развлекательные заведения), поскольку во многом именно он является самым наглядным источником информации для надзорных органов.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Порядок рассмотрения жалоб

Жалоба, оставленная в Книге жалоб и предложений, должна быть рассмотрена руководством магазина или торговой точки на протяжении двух дней, после чего должна быть проставлена соответствующая отметка на обратной стороне жалобы. В том числе администрация магазина должна уведомить покупателя на протяжении 5 дней о мерах, которые были приняты для выполнения его требований, такое уведомление может быть выслано по почте или на электронный ящик.

Если для того чтобы устранить недостатки, на которые указал покупатель, требуется большее время, то может быть установлен срок до 15 дней, о чем покупатель должен получить соответствующее уведомление. В том случае, если на протяжении 15 дней руководство магазина не внесло отметку в Книге жалоб на вашу жалобу, то вы можете направить жалобу в Роспотребнадзор.

Всем покупателям стоит помнить, что в том случае, если вы не нашли Книгу жалоб в уголке потребителя, она должна быть выдана вам по первому требованию. Если вам отказываются предоставить книгу жалоб, то вы можете обратиться в правоохранительные органы и оставить жалобу относительно неправомерных действий сотрудников магазина. На основании вашего заявления будет проводиться проверка, что влечет за собой административное наказание.

Правила распоряжения книгой отзывов (жалоб) и предложений

По закону данный документ должен располагаться на заметном месте (например, на кассе или специальном стенде при входе), но некоторые организации предпочитают держать его «под столом», выдавая его посетителям «по требованию». Несмотря на распространенность такого подхода, в случае проверки он может вызвать неудобные вопросы со стороны представителей контролирующей службы.
Рядом с книгой отзывов и предложений обязательно должна находиться ручка, но не карандаш, чтобы у сотрудников предприятия не возникало желания стереть негативные отзывы. Кроме того, посетителю должно быть предоставлено удобное место для внесения записи в книгу, то есть как минимум стул и стол. При этом клиент имеет полное право не предоставлять администрации заведения никаких личных документов и оставить запись анонимно (правда в этом случае, рассчитывать на письменный ответ со стороны учреждения не придется).
Книга отзывов и предложений всегда должна храниться в организации, которой она принадлежит, передавать ее кому-либо на предмет снятия копий или проверки внесенных в нее сведений, в том числе сотрудникам надзорных структур нельзя.
Руководитель (директор или генеральный директор) компании-держателя книги отзывов и предложений или уполномоченное действовать от его имени лицо должны не реже одного раза в три месяца проверять правильность ведения документа.

Как оставить жалобу

Чтобы написать жалобу, претензию или отзыв в книгу жалоб, необходимо следующее:

В уголке потребителя отыскать книгу жалоб и убедиться в ее достоверности: наличие всех данных о заведении, подписей и печатей, нумерации листов. Если книга в уголке потребителя отсутствует (что является нарушением правовых норм), попросить ее у сотрудников или управляющего учреждения.
На чистом листе для претензий поставить число. От своего имени написать претензию с требованиями. Как правило, требования начинаются со слова «Прошу…» или «Прошу принять меры…».
После письменного обращения обязательно поставить подпись, указать контактные данные: адрес, телефон или адрес электронной почты. Анонимные жалобы не рассматриваются.

Пример претензии в книге жалоб:

«При посещении магазина 5 мая 2015 года на полках были обнаружены продукты с истекшим сроком реализации в огромном количестве. Просроченные товары были в молочном отделе, а именно:
молоко со сроком годности 22.03.2015-01.05.2015;
сметана — 18.03.2015-01.05.2015.
Прошу принять меры.
5 мая 2015 Савельева Галина Степановна подпись
Телефон для контактов: 7816659 (электронный или почтовый адрес)» .

Требования к написанию

Любая жалоба пишется в произвольной форме. Но чтобы она возымела должный эффект на нарушителей прав потребителей, необходимо знать некоторые моменты ее оформления.

Деловой стиль обращения. Чтобы руководство предприятия рассмотрело обращение и предприняло соответствующие меры по нему, необходимо придерживаться официального стиля.
Отсутствие эмоций. Обращение пишется без оскорблений, без угроз в сторону персонала и имущества заведения.
Факты и только факты. В претензии описываются только случившиеся события.
Аргументы. Необходимо ссылаться на правовую базу (законы и другие нормативные акты), подтверждающие обоснованность претензий. Благодаря этому управляющий состав заведения увидит не только грамотность посетителя, но и, скорей всего, решит вопрос в пользу покупателя.
Правильный объем. Слишком короткие претензии, скорей всего не помогут раскрыть суть всей проблемы. Но и в длинной жалобе, наполненной ненужными сведениями, можно потерять суть вопроса.
Грамотное составление. Отсутствие ошибок только усилит общий эффект от написанной претензии.

Правила по составлению книги отзывов (жалоб) и предложений

Единого, унифицированного образца книги нет, так что предприятия и организации могут составлять ее в свободной форме, хотя бы даже в виде тетради. Тем не менее, есть стандартный перечень данных, который должен обязательно в ней содержаться.

Вся необходимая информация о компании, которой она принадлежит, в том числе
адрес,
ФИО директора.
Сведения об инстанции, которая занимается контролем за деятельностью организации.
На бланках, отведенных для собственно мнений и предложений, отводится место для внесения контактов посетителей.

Книга относится к перечню документов строгой отчетности, поэтому к ней необходимо относиться очень внимательно. Списывать ее можно только после того, как все листы в ней будут заполнены, а до этого, каждый год необходимо продлевать ее действие путем внесения соответствующей записи.

Правила по оформлению

Составляется книга в одном экземпляре, все ее страницы скрепляются при помощи толстой нити и пронумеровываются, во избежание удаления негативных мнений. Еще один вариант: заказать книгу отзывов и предложений в типографии по индивидуальному образцу.

Штраф за отсутствие книги отзывов и предложений

Ответственность за отсутствие КОиП на стенде уголка потребителя предусмотрена статьёй 14.15 федерального закона №195-ФЗ от 30.12.2001 г. «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» (ред. от 27.12.2018 г.). Индивидуальным предпринимателям может быть вынесено предупреждение или наложен административный штраф от 300 до 1500 руб. Должностные лица торговых предприятий и организаций, которые не обеспечили наличие КОиП на стенде будут обязаны заплатить от 1 000 до 3 000 руб. Торговое предприятие понесёт ущерб в размере от 10 000 до 30 000 рублей.

Образец книги отзывов (жалоб) и предложений

Оформление титульного листа

На первой странице документа (титульном листе) вписывается полное наименование предприятия-держателя книги. Строку «Зарегистрирована» заполнять не надо, поскольку процедура регистрации данных книг до сих пор не определена. Далее указываются

дата начала ведения книги,
номер документа,
фамилия, имя, отчество руководителя организации,
подпись руководителя.

Оформление оборотной стороны титульного листа

Вторая часть документа (оборотная сторона титульной страницы) включает в себя

сведения о контролирующих и надзорных органах (их название, адрес и телефон на тот случай, если клиент надумает лично обратиться в эти структуры),
количество страниц, отведенных непосредственно под мнение посетителей.

Оформление первого листа книги

Здесь приводится пример заполнения книги посетителем. На лицевой стороне листа пишется собственно отзыв/предложение, с обязательным указанием его даты.

Если мнение касается кого-то из работников предприятия, необходимо указать его должность, фамилию, имя, отчество, а также конкретные причины, побудившие к написанию заявления.

Оформление оборотной стороны листа книги

На оборотной стороне листа посетитель должен внести свои контактные данные: фамилию, имя, отчество, адрес и телефон.

Ниже администрация организации в установленные сроки описывает меры, принятые по результатам записи. Здесь же должна стоять подпись начальника заведения и дата ответа.

В завершение ставится дата отправления ответа заявителю и отметка со стороны руководителя организации.

Требования к внесению изменений

Отзыв клиента о качестве предоставленного товара или услуги должен оформляться в виде заявления, которая содержит:

номер и дату обращения;
фамилию, отчество и отчество клиента;
контактные данные (телефон, адрес) и подпись заявителя.

Заявление должно содержать чёткие претензии клиента по существу проблемы и меры, которые заявитель просит принять для разрешения сложившейся ситуации. Оно должно быть написано строго в деловой форме, разборчивым почерком и грамотным языком.

Отзывы, написанные клиентами в книге, могут быть:

негативными, в случае возникновения конфликтной ситуации;
положительными, в случае качественного предоставления услуг.

В обоих вариантах старший менеджер и руководство торгового предприятия или организации в самые кратчайшие сроки обязаны рассмотреть заявление клиента.

В поступлении негативных отзывов они должны:

провести служебную проверку по факту претензии клиента;
принять меры по разрешению сложившейся ситуации;
наложить дисциплинарное взыскание на лиц, которые виновны в произошедшем инциденте;
проанализировать ситуацию и разработать мероприятию по недопущению подобных случаев в дальнейшем;
принять меры по восстановлению доверия клиента;
внести соответствующие записи в книгу на оборотной стороне листа, содержащего жалобу;
известить клиента о принятых решениях по телефону;
направить ему заказное письмо, содержащее указанную информацию.

В поступлении положительных отзывов они должны:

проверить обстоятельства, при которых внесена запись в книгу;
вынести решение о поощрении персонала, который заслужил соответствующий отзыв;
известить об этом клиента в устной или письменной форме на своё усмотрение.

Образец заполнения первого листа КОиП

«10» декабря 2021 г.

Заявление №16

Я, Сергеев Фёдор Викторович, хочу выразить своё возмущение по поводу задержки поставки приобретённой стиральной машины марки INDEZIT на 2 дня и прошу:

принять меры её скорейшей доставке;
привлечь виновных лиц к дисциплинарной ответственности;
предоставить гарантии, что подобное в будущем на повторится, так как я являюсь постоянным клиентом Вашего магазина на протяжении последних трёх лет.

Возможно заинтересует: Кем стать, Топ 17 востребованных профессий для девушки, высокооплачиваемых и интересных

В случае, если стиральная машина не будет мне доставлена в течение завтрашнего дня, буду вынужден обратиться в Роспотребнадзор.

Приложения: копии кассового и товарного чека.

Сергеев В. Ф. _ /подпись/_____ 8-910-353-23-42

Адрес: г. Липецк, ул. Политехническая, д. 3, кв. 6.

Образец заполнения оборотной стороны первого листа КОиП

«10» декабря 2021 г.

Ответ на Заявление №16

Я, старший менеджер торгового комплекса «Добрострой», Скаков Николай Дмитриевич, сообщаю, что по Вашему заявлению была произведена служебная проверка. В её ходе которой установлено, что водитель-курьер службы доставки Викторов Николай Дмитриевич, допустил грубые нарушения правил эксплуатации вверенного ему автомобиля «Газель». Они привели к невозможности работы транспортного средства в течение двух дней. Он несвоевременно известил руководителя службы доставки Судакову Ольгу Дмитриевну о сложившейся ситуации.

В отношении виновных лиц приняты следующие меры:

Викторов Н. Д. уволен за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей;
Судаковой О. Д. объявлен выговор за недостаточный контроль качества работы подчинённого персонала.

Доставка Вашей стиральной машины марки INDEZIT поручена водителю-курьеру Евтушенко Юрию Николаевичу. Он работает в нашей организации в течение 5 лет и не имеет дисциплинарных взысканий. Приношу извинения за случившуюся ситуацию. Предоставляю личные гарантии того, что в случае покупки любого товара в нашем магазине в течение 2021 г. Вам будет предоставлена персональная скидка в размере 10 %.

Старший менеджер

ТК «Добрострой» _ /подпись/_____ Скаков Николай Дмитриевич 35-37-74

Директор ТК

«Добрострой» _ /подпись/_____ Круглов Михаил Николаевич 35-38-10

Печать

Действия в ответ на мнение посетителя

Администрация торговой точки, заведения общепита и др. организаций, занимающихся продажей товаров или предоставлением услуг, обязана своевременно отреагировать на поступившее мнение, независимо от того, благодарность это, хвалебный отзыв, претензия или предложение по улучшению работы.

Если это критика действий кого-либо из сотрудников предприятия, то она должна быть проверена и только при наличии доказательств вины сотрудника, к нему могут быть применены дисциплинарные меры воздействия.

В саму книгу отзывов и предложений должна быть внесена запись о принятых мерах (на оборотной стороне листа с мнением посетителя).
В пятидневный период о реакции администрации в письменной форме необходимо сообщить и автору заявления (при условии, что он оставил свои координаты в книге). Причем ответное письмо необходимо писать в двух экземплярах, один из которых нужно отправлять через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении, а второй оставлять на предприятии и хранить в течение одного года с момента написания.

Что включает в себя отзыв?

Клиент может оставить в книге отзывов и предложений абсолютно любую запись по своему усмотрению. Но если цель написания отзыва – внести какие-то изменения в работу организации и устранить причину жалобы, то потребуется правильно изложить обращение.

Структура

Для удобства клиентов некоторые продавцы на первых страницах книги размещают образец написания отзыва. Это позволяет сэкономит время и не упустить важные моменты. В отзыв необходимо включить следующую информацию:

Дата написания (число, месяц, год) и время.
ФИО и контактные данные потребителя (телефон, почтовый адрес, электронная почта).
ФИО и должность сотрудника организации, если действие или бездействие конкретного лица стало основанием для написания претензии. Эта информация, как правило, указывается на бейдже сотрудника.
Детальное описание возникшей проблемы, с указанием действий каждого участника и ссылками на законодательство (при возможности).
Требования потребителя относительно изменения сложившейся ситуации. Необходимо указать сроки, в рамках которых руководство организации обязано принять меры по решению проблемы.
Подпись с расшифровкой заявителя.

Обязательно ли оставлять свои контактные данные?

Законодательство не обязывает потребителя оставлять свои контактные данные при написании отзыва, но это сделать необходимо, если заявитель желает получить письменный ответ от руководства организации на свою претензию. По адресу, указанному в отзыве, администрация направляет ответ по почте заказным письмом.

При отсутствии контактных данных потребитель ответ получить не сможет, как и предъявить претензию о тот, что руководство не ответило ему на обращение.