Сколько допускается вкладышей в трудовую книжку? Если закончился второй вкладыш можно ли заводить новую трудовую книжку? | Кемерово

667

5 мин.

При трудоустройстве физического лица на постоянное (основное) место работы, кадровик запрашивает у него ряд документов. Некоторых из них достаточно в ксерокопированном варианте, а другие предъявляются только в оригинале. Что делать, если закончилась трудовая книжка, как верно внести записи, исправить ошибочные, для чего необходим и когда используется вкладыш, какое количество этих бланков может иметь одно физическое лицо в наличии — обо всем этом информация представлена ниже в статье.

Трудовая книжка: характеристика документа

Похожий на современный, изначально бланк введён в середине восемнадцатого века во Франции. Использовался он для предотвращения бродяжничества и выработки дисциплины в трудовой сфере среди населения. Сейчас на территории России имеют одинаковую юридическую силу и одновременно действуют несколько разновидностей документа — по старым формам (советским, 1938 и 1973 годов) и новой (российской, введена в 2004 году). Трудовая книжка имеет установленный образец, ее необходимо заводить персонально на конкретного человека. Формуляр отражает такие сведения, как:

• Информация, идентифицирующая личность владельца (ФИО, данные о рождении), вносится по удостоверяющему документу (например, паспорту).
• Приобретенное образование, специальность.
• Перечень мест работы (всех основных), а также, если гражданин этого желает, пометка о его занятости по совместительству, с обязательной фиксацие наименований организаций, занимаемых должностей, периодах выполнения трудовых функций, документов о приёме и увольнении (дата и номер приказов), переводов и смены квалификации, причин ухода с места работы и прочих существенных изменений.
• Отметки о достижениях, поощрениях, различных наградах.

Только работодатели гражданина имеют право заводить и делать записи (первую и все последующие) в книжку. В законодательстве чётко регламентированы правила и порядок внесения информации, выдачи бланков. На весь период выполнения должностных обязанностей владельца документа (сотрудника) вся ответственность за сохранность этого бланка лежит в полном объёме на работодателе (организации или ИП). Информация о том, как сделать запись если закончилась трудовая книжка, представлена далее по тексту.

Если трудовая книжка закончилась

Вот у меня была такая ситуация. У меня дочь… ей 10 месяцев было — час годик, в тот момент я поссорилась с родителями и жила у подруги, подруга и я не работали… так как не скем было детей оставить, и в тот момент у меня заболела дочь ангиной, и памперсы закончились, я была в панике — за дочь… не знала что и делать.. потом спросила совет у подружки, она посоветовала познакомится с одной женщин ай которая помогает брать кредиты — то есть сама даёт работу а ты учишь.. (так как она сама уже к ней обращалась и телефон себе бэушный вид ешь ли купила) но я пошла на это, так как я была в панике — лижбы дочь моя была жива и здорова, мы начали — она дала мне работу, по которой якобы я там работала и номера для связи, я ее выучила, и мы были в несколько банков.. (по займом)… в МТС 5 взяла и 3 т мне а остальное она себе… золото 555… тоже 5 т 3 мне а остальное себе… и в быстром займе тоже 5 т и тоже 3 мне и остальное себе… потом айфон взяли за 14 т через альфа банк и она отдала какому-то мужику за 11 т и с этих она мне дала 4 т…потом я зашла в банк быстрые — деньги, а она везде подтверждала что она и мама и сестра и директор только разными голосами.., я у них 06.06.2014 г взяла 6.200 р и с этих она 3 т дала мне… и по договору я должна была отдать 07.07. 2014 г 8.200 р а они говорят что по сегодняшнего дня я должна 19.100 р отдать… я еще слыхала что на этот банк — быстрые деньги… уже много жалобы… и его закрыли… по мурманской области его нет уже.. а в ростовской он есть… потом я решила как лучше… взять большой кредит 100 т что мол 50 т закрыть все эти кредиты мелкие и 20 т мамины долги отдать… я у нее спросила а как с этим… она сказала что 70 т твои а 30 её… и вот настал тот час как я подала заявку на 100 т… пришел отчет что одобрено но у вас карта на 16 т оформлена… я девушка я не брала у меня нет карты кредитной… я у Наташи спросила.. а она сказала что не знает… ну ладно настал тот день что должна получить.. даже мать пошла на это поручителем была моим… что мол яко бы она сестра матери моей… мы приехали.. мать мне говорит.. что Кристин что тут не чисто… ну я как всегда.. да успокойся она нормальная… и тут мама права… она мне же с Игорем запретила общаться… и много что про него говорила… а тут он мне всё говорит что не так… он сказал что он был с ней в то время когда она оформила те 16 т мои и он сказал Наташа зачем ты так… не надо… он мне говорит что она до хрена уже кого так извините наебала… не только меня и стариков… и то что со 100 т 50 т только мои потому что 5 мужиков работают на это… а Игорь был с ней в этом но он не знал про это что она еще и в 60 кредитов понабрала и не отдала не в одном… ну и я хотела убедится что Игорь прав… и я её поймала тем что… я ехали в машине у Игоря… мне звонят и говорят.. вам отказ… и мы едим забирать документы… потом она звонит и говорит что сегодня не одобрили завтра должны… а как если у меня документы уже в сумке… и я все сказала саше он сторож в банке… он сказал… это ты попала… потом вызвал следователь… допросил меня ну я сказала все как было… документы на 6.200 р у него остались… и другие… а про айфон через альфа банк у Наташи и мои данные все… книжка трудовая ксерокопия паспорта… и т.д… и тут меня в июле пугают что посадят… как то звонила говорила что сейчас идет следствие о том — что я узнала что я попала на аферистку, которая работавшая раньше бухгалтершей, и у нее много не русских мужиков по выбиванию кредитов, я сказала девушка, я не могу сейчас заплатить вам пока что, она — нам банку все ровно где вы возьмете, ну и все до встречи в суде, и вот сейчас они прислали письмо о том что подают в суд… а во первых у той женщины копия моих документов, а во вторых я не говорила что не буду платить, я буду платить.. но я хочу узнать точную суму по этому… и еще как мне платить за это если одни документы у следователя-а мама мне на днях звонила и сказала что это был не следователь… а час настоящий… и альфа банк тоже документы у нее… так как мне тогда платить и сколько… и я сейчас в мурманской области… а это дело в ростовской области… , еще я узнала что она час на море обитает.. все норм… ее не кто не разыскивает… я люблю жить по человечески по этому я не хочу уголовное дело… и не хочу в тюрьму… подскажите мне пожалуйста как мне в этой ситуации быть… и надо ли идти в суд или как…?! за ранние спасибо..!

Заведение нового документа

При трудоустройстве физического лица на первое, основное место занятости обязанность по заведению нового экземпляра трудовой книжки сотруднику лежит на работодателе. Предполагается, что именно этот формуляр станет сопровождать гражданина на протяжении всей его профессиональной деятельности.

Но, если этот бланк будет утерян (самим работником или кадровиком), украден или испорчен, его следует переоформить и восстановить прежде внесённые пометки. Информация о замене трудовой указывается на первой странице записью «Дубликат» (справа вверху, в углу).

Вкладыш как продолжение трудовой книжки

Если в формуляре заканчиваются страницы или графы, то необходимость начинать новую трудовую отсутствует, как и вклеивать дополнительные листы. Достаточно оформить вкладыш и указать это на начальной странице основного документа (например, сделать о). Продлевающий бланк следует не приклеивать, а вшивать в трудовую.

Внимание! Отдельно сам по себе вкладной блок не является действительным.

Необходимость покупки вкладыша

Важно! Обязанность ведения трудовой книжки работника, а именно внесения записей относительно принятия, перевода, увольнения, ложиться на работодателя.

Вносить данные относительно стужа нужно, если он превышает 5 дней. С учетом этого, место в трудовой для указания необходимой информации может закончиться. Использовать другие разделы (награждение, поощрение) для указания «принят», «переведен», «уволен», нельзя. В результате возникает необходимость приобретения вкладыша, который нужен для фиксации данных относительно стажа.

Это бланк с такой же разлиновкой и столбиками, как и в трудовой книжке работника. Он вклеивается в трудовую. Вкладыш, не подшитый к трудовой, не имеет никакой юридической силы, даже если в него внесены записи, есть печати. Когда его вшивают в трудовую, он становится ее неотъемлемой частью. Нумерация записей во вкладыше следует дальше, а не начинается сначала.

Для того чтобы утвердить наличие вкладыша, его номер и серия вписывается на титульном листе трудовой в верхнем правом углу. Такую отметку может вписать от руки уполномоченное лицо компании. Разрешено ставить стандартный штамп 10 х 25 мм с данными вкладыша. Вшивание вкладыша нужно не только тогда, когда закончилось место для записей относительно стажа, но и когда нет места для указания новых награждений.

Порядок выдачи

Ограничений по количеству вкладышей к одной трудовой, подлежащих выдаче, на законодательном уровне нет. Если возникает необходимость в продлевающем документе, то владелец книжки об этом должен быть письменно или устно извещён. Работодателю приступать к заполнению вкладыша следует только после направления ему сотрудником соответствующей просьбы посредством написания заявления.

На руки выдача оригинала трудовой (при наличии в ней вкладыша в том числе) физическому лицу предусмотрена при таких условиях:

• При расторжении соглашения. Выдается документ обязательно в заключительную дату работы (в день увольнения).
• Не более чем через три дня по желанию работника после подачи им соответствующего заявления (желательно указывать в нём цель такой необходимости).
• Одному из родственников умершего сотрудника, взяв расписку у получателя.

Срок предоставления заверенной копии документа — три рабочих дня, исчисляющихся с момента получения от работника просьбы.

Как начать новую трудовую книжку если закончилась старая

При оформлении на работу каждому гражданину понадобится заводить основной документ, содержащий информацию о трудовой деятельности – трудовую книжку.

Смена места трудоустройства является нормальной практикой, ведь причин, по которым сотрудник и работодатель не могут продолжать сотрудничество, может быть множество, начиная от выявления более выгодных условий труда, и заканчивая фактической ликвидацией предприятия или организации, что неизбежно приводит к увольнению.

Трудовое законодательство обязывает нанимателя правильно вести документацию предприятия, в том числе и ТК. Факт смены места трудоустройства отображается в ТК, и если закончилась трудовая книжка что делать сотрудник кадровой службы попросту может не знать.

Понимание ключевых правил и особенностей позволит избежать трудностей при оформлении ТК и вкладыша к ней.

Оформить новую книжку или вкладыш

Закончилась трудовая книжка и как начать новую – ситуация, с которой достаточно часто сталкивается кадровый сотрудник предприятия. причина, по которой может не хватить места в ТК – действующие требования законодательства по оформлению, заполнению и ведению книжки.

Информация вносится без сокращений и переносов на граничащие поля для удобства чтения отображённой информации.

Поэтому, отведённые разделы для заполнения могут быстро закончиться, и в последующем возникает дилемма – трудовая книжка закончилась и что делать дальше, чтобы внести данные по сотруднику.

Можно завести новую ТК и не искать путей решения проблемы с недостатком полей в заполненном документе, но в таком случае сотруднику, который часто меняет место трудоустройства, пришлось бы иметь 2 и более экземпляров, что крайне неудобно и нецелесообразно.

В качестве альтернативы приобретается вкладыш, куда вносится последующая информация, тем более что законодательством чётко регламентируется требование по наличию одного трудового документа.

Вклеивать или иным методом добавлять в ТК чистые страницы категорически запрещено.

Этапы оформления дополнения:

• кадровик направляет запрос руководителю предприятия или организации;
• уполномоченное лицо подготавливает соответствующий приказ;
• работник получает вкладыш.

Выдача дополнения не безвозмездное, и сотруднику придётся компенсировать работодателю понесённые расходы, связанные с выдачей дополнительного документа.

Расчёт производится путём:

• внесения наличных денежных средств в кассу предприятия;
• проведения безналичного перевода на предоставленный расчётный счёт организации;
• удержания из зарплаты.

Локальными документами может предусматриваться бесплатное предоставление дополнения к ТК в случае необходимости. Если порча трудового документа произошла по вине работодателя, то выдача нового осуществляется за его счёт.

Если закончилась трудовая книжка и оформлен вкладыш, то нужно знать, как сделать запись в дополнительном документе.

Сведения вносятся по аналогии с правилами, выдвигаемые при заполнении книжки, но некоторые особенности есть.

Нюансы:

1. Дополнение заполняется кадровиками того работодателя, в период осуществления трудовых обязанностей у которого не был заполнен один из разделов трудовой книжки.
2. Указывается дата заполнения вкладыша, а не момент заведения трудовой книжки.
3. Вносимые сведения должны быть достоверными, актуальными и фиксировать изменения, а не дублировать предыдущие записи.
4. Заполненный титульный лист заверяется подписью ответственного сотрудника кадровой службы, а также печатью предприятия.
5. Работник, чья трудовая книжка дополняется вкладышем, обязан ознакомиться с документом и также оставить свою подпись.

На данном этапе оформление дополнительного документа окончено, и остаётся его правильно вшить в трудовую книжку.

Вшивание вкладыша

На первом листе основного трудового документа проставляется штамп с реквизитами для обозначений факта заведения вкладыша. Он ставится таким образом, чтобы оттиск не перекрывал другие записи, внесённые на полях книжки.

Для соблюдения вышеуказанного требования штамп ставится вверху листа или на его внутренней стороне.

Не каждая организация или предприятие имеет в наличии собственный штамп, и закон в таких случаях не запрещает вносить запись от руки уполномоченным сотрудником отдела кадров.

Законодательство и правила документооборота не закрепляют чёткого регламента, которым руководствуются сотрудники отдела кадров, к примеру, при выборе места вшивания вкладыша.

На практике дополнительный документ помещают в конце ТК – перед задней обложкой.

Вшивание – единственный способ прикрепить вкладыш к основному документу. Другими словами, его нельзя вклеивать, прикреплять степлером или иным способом, чтобы исключить возможность изъятия дополнения с последующим возвратом на место без визуальных отличий от первоначального вида после прошивки.

Рекомендуется использовать капроновую нить. На месте узла клеится небольшой кусочек бумаги, на котором ставится печать, дата и подпись уполномоченного лица, а также слово «прошито».

По отдельности от ТК вкладыш не имеет юридической силы и его использование невозможно.

На этапе нумерации страниц возникнуть трудностей не должно. Главное правило соблюдать последовательность нумерации.

Если в процессе заполнения документа допущена ошибка, то запрещается зачёркивать, исправлять, пользоваться корректором или иными средствами. В следующей строке указывается, что вышеуказанная запись является ошибочной, а вместо неё вносится правильная.

Ошибки заполнения дополнения

Сотрудники отдела кадров, особенно крупных предприятий, где штат работников насчитывает тысячи человек, не всегда уделяют должное внимание к проверке трудовой книжки нового нанятого лица, у которого имеется вкладыш в документе, считая его несущественным дополнением, а не продолжением основного документа.

Чтобы неправильно оформленная книжка не стала проблемой для работодателя, перед её принятием следует обратить внимание на:

• правильность внесения предыдущей информации;
• последовательность записей, переходящих из ТК во вкладыш;
• наличие необходимых подписей и печатей.

Любые нарушения или неточности делают невозможным последующее заполнение трудовых документов, и в таком случае рекомендуется их вернуть работнику до устранения недостатков.

Трудовое законодательство обязывает работодателя в день увольнения сотрудника выдать правильно оформленную трудовую книжку.

Если кадровик допустил ошибку и неправильно внёс информацию в поля вкладыша или вовсе неверно заполнил раздел, то потребуется:

• присвоить записи порядковый номер;
• в следующей строке указать, что вышеуказанный раздел заполнен неверно, и запись является недействительной;
• указать фамилию и инициалы ответственного лица;
• заверить изменения печатью предприятия.

Трудовая книжка является важнейшим документом для любого человека. При смене места трудоустройства первое, на что обращают внимание работодатели – трудовой стаж сотрудника.

Актуальная и исчерпывающая информация содержится именно в трудовой книжке. По указанному документу можно проследить, по какой причине предыдущие трудовые правоотношения были прекращены, ведь не всегда работник увольняется по собственной инициативе и знание трудового прошлого может многое рассказать о претенденте на вакантное место.

Вкладыш является неотъемлемой частью ТК, и игнорирование его наличия делает дальнейшее заполнение трудовой книги невозможным.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/trudovaya/esli-zakonchilas-chto-delat

Правила оформления записей во вкладыше

Визуально, от первичного бланка вкладыш отличается: имеет менее плотную обложку (из картона), содержит в себе 36 страниц. Но титульные листы, где указывается персональная информация владельца, у них схожи. Все поля продлевающего документа заполняются аналогично правилам ведения граф трудовой:

• Помарки, сокращения, подчистки, зачёркивания (за некоторым исключением) не допустимы.
• Писать нужно только на русском языке.
• Заполнение происходит ручкой (роллером, с гелевым стержнем или перьевой) с чернилами черного цвета (фиолетового или синего).
• Год указывается четырёхзначными, а дата и месяц — арабскими двузначными цифрами.
• Нумерация записей сквозная в каждом аналогичном разделе, продолжает по порядку последнюю из основного документа (или предшествующего продлевающего).
• Сведения-основания отражаются в соответствии с распорядительным решением руководителя.

Возможные ошибки и их устранение

Трудовую и вкладыш в неё следует вести должным образом для предотвращения возможных негативных последствий в дальнейшем. Зачёркивания, кроме как на титульной странице, в этих документах не допускаются. Наиболее часто встречаемые ошибки и методы их устранения представлены в таблице ниже.

Оплата вкладыша

У работодателя всегда должны быть новые, незаполненные трудовые книжки и вкладыши в неё. Хранить их необходимо как бланки строгой отчётности в защищённых помещениях, сейфах или специальных шкафах. Покупать их следует от имени организации (юридического лица или ИП) у производителя (в объединении ГОЗНАК) или через распространителей.

Важно знать! При выдаче этого бланка сотруднику на руки с него подлежит взысканию сумма расходов на его приобретение. Исключением является факт порчи трудовой (со вкладышем или без) по вине кадровика (или другого работника компании).

Как правильно вшить вкладыш

Нет особого правила, как правильно и куда вшивать в книжку вкладыши. Но из практики кадровые работники пришли к выводу, что лучше всего определить его в самом конце книжки после последнего листа. Вшивать вкладыш в середину книжки удобнее, но тогда сложно будет вносить и читать записи. Пришивают вкладыш толстой нитью любого цвета в 4-5 сложений. Исключения могут возникнуть только с распоряжения руководителя предприятия. Не допускается вклеивание вкладыша и крепление каким-либо другим способом.

Когда место в трудовой книжке закончилось, и вы не знаете, как продолжить во вкладыше записи, обратитесь к нормативным документам. Они указывают, что нумерация должна быть сквозной. То есть если последний номер записи в трудовой книжке был, к примеру, 126, то во вкладыше первая запись будет под номером 127.

Как правильно оформить вшитый вкладыш

Оформлять вкладыш необходимо таким же образом, как и трудовую книжку. Без трудовой книжки он недействителен. Все вкладыши имеют разделы сведений:

• О работе – девять разворотов.
• О награждениях – восемь разворотов.

После того как вшили вкладыш, если трудовая книжка закончилась, необходимо правильно его пронумеровать и внести записи:

• Нумерация. В каждом разделе нумерация вкладыша будет иметь продолжение от начала нумерации трудовой книжки.
• Данные о работнике. Записи об изменениях вносятся как в книжку, так и во вкладыш одновременно.

На титульном листе вкладыша все пункты оформляются так же, как и в титульном листе трудовой книжки:

• ФИО работника.
• Дата рождения работника.
• Образование работника.
• Профессия сотрудника (только по данным диплома). Если нет таких данных, то строка не заполняется.
• Дата занесения записи во вкладыш.

На первом листе вкладыша (как и в трудовой книжке) ставятся две подписи – сотрудника, заполняющего документ, и работника. Необходима расшифровка подписей. Недопустимо внесение записи в не соответствующие ей разделы.

Что делать, если у нового работника трудовая книжка с неправильно заполненным вкладышем

Принимая на работу сотрудника, необходимо тщательно проверить правильность оформления его документов:

• сравнить паспортные данные работника с записями в трудовой книжке и вкладыше к ней}
• проверить имеющиеся печати предприятия}
• проверить наличие подписей.

Если вы заметили несовпадение даже в буквах, то такой документ не следует принимать. Можно попросить будущего сотрудника написать заявление об оформлении новой трудовой книжки или обратиться в прежнюю организацию для исправления записи.

Что делать, если запись внесена в другой раздел

Если сотрудник отдела кадров допустил оплошность и случайно записал данные не в тот раздел вкладыша, в таком случае нужно:

• пронумеровать запись}
• написать, что запись является недействительной}
• указать свою должность}
• поставить подпись, фамилию, инициалы}
• заверить печатью учреждения}
• занести правильную запись в нужный раздел.

Не допускается перечеркивание и исправление неправильной записи.

Как оформить запись во вкладыше, если сотрудница сменила фамилию

Если сотрудница вышла замуж или оформила развод и сменила свою фамилию, то одновременно вносится запись и во вкладыш, и в трудовую книжку. Для этого нужны будут соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о регистрации брака (или его расторжении). Записывая новую фамилию на титульном листе, следует обязательно указать ссылку на документ, на основании которого была изменена фамилия. Прежнюю фамилию нужно аккуратно перечеркнуть. Новую запись обязательно заверить печатью организации.

Нормативные документы

Любая документация на предприятии должна заполняться на основе установленных законом норм. По вопросам, регулирующим правильность и порядок ведения, оформления трудовых и вкладышей в неё, основными регламентирующими нормативными документами являются:

• ТК РФ.
• Постановление от 16.04.2003 года (№225).
• Постановление от 10.10.2003 года (№69).

Трудовые книжки оформительские тонкости

Свободного места на внутренней стороне обложки трудовой книжки нет. Запись об изменении фамилии сотрудника необходимо внести на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки.

А ссылки на подтверждающие документы, печать и подпись ответственного за запись лица – отразить на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Такой порядок установлен в пункте 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69, и пункте 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Если вкладыш не заводился, и печать не ставилась, но работник трудится на постоянной основе, ему следует обратиться к нанимателю с просьбой, чтобы вкладыш велся должным образом. Изменение фамилии Работодателю следует информировать работника о тех нюансах, которые должны учитываться при смене ФИО.

https://youtube.com/watch?v=7dysykxjL4A

Важно

Правила хранят в соответствующих кадровых и бухгалтерских документах. Сотрудник с изменившейся фамилией вправе прийти к директору с соответствующим заявлением, указав замену фамилии.