Правила предоставления ученического отпуска работнику

Положения законодательства

Права работающих студентов и иные нормы, касающиеся совмещения трудовой деятельности и обучения, закреплены двадцать шестой главой российского Трудового кодекса. При этом не имеет значения, добровольно сотрудник пошел учиться или его направил работодатель.

Согласно правовым законодательным нормам, данный период времени оплачивается руководителем организации или оформляется как отпуск, при котором не сохраняется средний заработок. Если сотрудник обучается на очном отделении, ему необходимо брать выходные за свой счет. Если он получает образование на очной или очно-заочной форме, ему полагается учебный отпуск, который оформляется путем подачи заявления на сессию работодателю, образец которого работнику предоставляют на предприятии.

Если сотрудник получает образование по направлению работодателя, его учеба должна быть оплачена независимо от того, очно он обучается или заочно.

Существует ряд нюансов, при наличии которых работодатель вправе отказать работнику в предоставлении отпуска и его оплате. Согласно положениям первой части статьи 286 Трудового кодекса, работник имеет право на оплачиваемое совмещение работы с получением образования только в том случае, если он является основным сотрудником.

В указанной статье определено, что, если работник является сотрудником по совместительству, предприятие должно предоставлять сотруднику оплачиваемый ежегодный отпуск только в то же время, когда он предоставляется по основному месту трудоустройства. Никаких пометок, касающихся учебного отпуска на дополнительной работе, Трудовой кодекс не содержит.

Документ для предоставления учебного отпуска по ТК РФ

Многих работающих граждан интересует, обязан или не обязан работодатель предоставлять дни отдыха для выхода сотрудника на сессию. Кроме того, важным вопросом является следующий: оплачивается или нет учебный отпуск?

Чтобы заявить о выходе на сессию, работник должен подать работодателю заявление о предоставлении отпуска учебного типа. Основанием для написания бумаги является справка-вызов от образовательного учреждения.

Если сотрудник представил работодателю данный документ, по нормам двадцать шестой главы Трудового кодекса, ему обязаны предоставить учебный отпуск. При этом время, выделяемое для прохождения обучения, не должно быть заменой ежегодного оплачиваемого отдыха.

Если сотрудник обучается в нескольких образовательных учреждениях, отпускные деньги он вправе получить только для одного из них.

Предоставление учебного отпуска работнику с оплатой осуществляется, только если сотрудник отвечает следующим требованиям:

1. Он обучается в образовательном учреждении, имеющем государственную аккредитацию.
2. Получаемое сотрудником высшее профессиональное образование является первым.
3. Работник успешно обучается и допущен к дальнейшим семестровым и итоговым сессиям.

Если какое-то из вышеуказанных условий не соблюдено, но по нормам статьи 173 ТК РФ коллективным договором предусмотрено право на получение образования с отрывом от работы, работодатель обязан будет предоставить работнику соответствующий отпуск.

Как оплачивается учебный отпуск

Учебный отпуск оплачивается по аналогии с обычным. Деньги должны быть перечислены сотруднику не позднее трех дней до его начала.

Расчет ведется с учетом среднего заработка следующим образом:

1. Определяется количество дней для ученического отпуска по данным справки-вызова.
2. Вычисляется среднедневной заработок за период с момента окончания прошлого отпуска или начала трудовой деятельности по день начала ученического отпуска.
3. Полученный результат умножается на дни отпуска.

Важно! Если работник не сдает сессию и у него появляются «хвосты», отпускать его на пересдачу и оплачивать это время руководитель не обязан.

Также работодатель не обязан оформлять оплачиваемый отпуск подчиненному, не предоставившему справку-вызов: согласно статье 177 трудового кодекса, обучающийся сотрудник для получения оплаты должен взять соответствующую справку в ВУЗе и предоставить ее по месту работы. В противном случае предоставление дней для сдачи сессии ему не полагается.

Сколько дней положено на учебный отпуск? Это зависит от типа образования:

• Высшее образование. Если студент учится на 1 или 2 курсе, ему полагается 40 дней в течение учебного года, если на 3-ем и последующих курсах — продолжительность увеличивается на 10 дней. Для написания диплома и сдачи госэкзаменов дается 4 месяца.
• Высшее послевузовское (аспирантура). Здесь расчет происходит иначе. На обучение отводится 30 дней в течение учебного года, на написание диссертации – 3 месяца для получения степени кандидата наук, 6 месяцев для получения степени доктора наук.
• Среднее специальное. На первых двух курсах отводится по 30 дней в учебном году, далее – по 40. На итоговую аттестацию отводится до двух месяцев.
• Общее. На сдачу экзаменов по окончании 9 класса дается 9 дней, по окончании 11 или 12 классов – 22 дня.

Оплачивается ли учебный отпуск при заочном обучении?

Предоставление оплачиваемых отпусков работодателями гарантируется сотрудникам, обучающимся по заочным и очно-заочным формам обучения впервые по соответствующей программе. Главным условием является получение среднего или высшего образования работником-заочником в заведении, имеющем государственную аккредитацию. Если же сотрудник проходит обучение второй раз по программе аналогичного уровня, на работе отпуск оплачиваться не будет.

Входит ли оплата учебного отпуска в обязанности работодателя?

Согласно трудовому законодательству в случае, если работник получает образование в первый раз, руководитель обязан предоставить ему оплачиваемый отпуск для обучения с сохранением средней заработной платы.

Пример расчета оплаты учебного отпуска:

Гражданин Иванов О.Н. работает в компании менеджером. Средний заработок составляет 1000 руб. в день. Весной ему понадобился ученический отпуск для сдачи сессии на втором курсе ВУЗа. Обучение сотрудника длится 40 календарных дней согласно условиям справки-вызова, которую он направил руководителю вместе с заявлением.

Расчет ведется очень просто:

40 х 1000 = 40 000 руб. Из этих денег должен быть удержан НДФЛ (подоходный налог). Остаток перечисляется работнику с соблюдением установленных сроков – 3 дня до начала отпуска.

Если сотрудник является совместителем, справка-вызов по месту трудоустройства не предоставляется, отпуск дается без оплаты.

Пример формы справки-вызова представлен ниже:

Пакет документов для выхода на сессию

К заявлению, подаваемому работодателю на основании статьи 173 ТК РФ, прилагается следующий пакет документов:

• копия лицензии и документа о государственной аккредитации образовательного учреждения, заверенные соответствующим образом;
• справка-вызов. Документ состоит из двух частей: основания, которое остается у обучающегося, уходящего на сессию, и подтверждения, где ставится отметка об успешном прохождении сессии и сдаче всех нормативов.

Справка-вызов, прилагаемая к заявлению на отпуск на сессию, должна содержать следующую информацию:

1. Ссылку на нормы Трудового кодекса.
2. Название образовательного учреждения.
3. Имя, фамилию, отчество обучающегося.
4. Вид осуществляемого образовательного контроля.
5. Уровень аккредитации вуза.
6. День начала сессии и ее продолжительность.
7. Номер курса.

Основание для предоставления отпуска

Как писать заявление на сессию на работе? Заявление от сотрудника о намерении с отрывом от работы выйти на сессию является обязательным документом для предоставления учебного отпуска. Оно выражает намерение работника прервать на время работу и заняться образованием, а также является основанием для оформления отпуска на период учебы.

На документе, подписанном работником, руководитель ставит отметку о своем согласии отпустить его в отпуск с оплатой этого периода времени. При наличии только справки-вызова работнику не могут оформить учебный отпуск. Документ, который сотрудник представляет работодателю вместе с заявлением, является только дополнительным доказательством того, что он отправился учиться.

Заявление на учебный отпуск по ТК РФ является единственным основанием для составления и издания соответствующего приказа в организации. Приказ может быть зафиксирован в свободной форме. При этом в нем должна отражаться информация о причине и периоде отсутствия работника, а также об обязательной оплате данного периода.

Образец рапорта на учебный отпуск

Согласно законодательству, лицам, проходящим службу по контракту в рядах ВС РФ, гарантируется предоставление отпусков для прохождения обучения. Однако вместо заявления ими предоставляются рапорты, заполненные по образцу:

• Ф.И.О. и должность руководителя – командир батальона, части и пр.;
• прошение о ходатайстве на учебный отпуск с указанием конкретных периодов;
• Ф.И.О., должность и звание военнослужащего;
• номер справки-вызова;
• дата составления: число, месяц, год.

(источник: https://voenservice.ru/)

Для каждой части внутренними правилами может устанавливаться индивидуальная форма рапорта, но справка-вызов из образовательного учреждения должна быть оформлена по общим правилам.

Варианты передачи заявления

Чтобы сотрудника отпустили в учебный отпуск для посещения занятий и сдачи экзаменов, он должен подать руководителю соответствующее заявление. Сделать это можно четырьмя способами:

• посредством отдела кадров с проставлением отметки о его приеме;
• отдать руководителю лично;
• направить заказным почтовым письмом с описью вложения и уведомлением о вручении;
• отдать через представителя по доверенности.

При использовании любого из указанных способов главное – иметь на руках подтверждение того, что работодатель получил документ (отметка на документе или письменное подтверждение).

Сроки подачи заявления

Чтобы воспользоваться правом на учебный отпуск, работающий студент должен уведомить работодателя о прохождении сессии путем подачи заявления. Нормами законодательства не установлено, за какой период времени сотрудник должен оповестить начальство о начале обучения.

В теории это можно сделать за один день до начала отпуска. Но на практике советуют сделать это не менее чем за три дня до ухода на учебу. Это связано с тем, что по нормам права бухгалтерия обязана произвести расчет с сотрудником, уходящим в отпуск, за три дня до начала отдыха.

Таким образом, соблюдение трехдневного срока поможет работодателю найти подмену на период отпуска сотрудника (при необходимости), а также позволит не нарушить нормы законодательства, касающиеся сроков выплаты отпускных.

Наиболее удобным и выгодным для всех сторон сроком является четыре или пять дней до дня ухода на сессию. Если работник оповестил руководство за день до начала отпуска, работодатель вынужден будет его отпустить. При этом, если в ходе проверки будет установлено нарушение сроков перечисления суммы отпускных, работодателю грозит штраф (руководителю компании — от десяти до двадцати тысяч, а организации – от тридцати до пятидесяти тысяч рублей).

Некоторые работодатели прописывают сроки уведомления работодателя об уходе сотрудников в учебный отпуск в коллективном договоре. В этом случае работник обязан будет соблюдать указанные сроки.

Оформление заявления

Чтобы воспользоваться правом на учебный отпуск в 2021 году, нужно сделать следующее:

1. Взять в ВУЗе справку-вызов.
2. Написать заявление о предоставлении отпуска на имя работодателя и приложить к нему верхнюю часть справки по форме, утвержденной в 2003 году. Вторая часть отдается после сдачи сессии, где присутствует пометка об успешной сдаче сессии.
3. Дождаться оплаты. Она должна быть произведена не позднее 3 дней до начала отпуска. Расчет платы выполняется по аналогии с обычным оплачиваемым отпуском – исходя из среднего заработка.

Законодательство не устанавливает унифицированный образец заявления для оформления отпуска, однако в нем в обязательном порядке должны быть отражены следующие сведения:

• наименование образовательного учреждения;
• название предприятия по месту трудоустройства, Ф.И.О. руководителя;
• вид отпуска – оплачиваемый учебный, либо неоплачиваемый;
• Ф.И.О., должность сотрудника-заявителя;
• дата начала и окончания отпуска;
• основание – справка-вызов.

В конце ставится подпись работника. Документы передаются в отдел кадров или директору.

Пример оформления заявления на учебный отпуск ниже:

Как правильно написать заявление на сессию работодателю

Главная особенность оповещения работодателя об уходе в отпуск для прохождения сессии – это необходимо сделать в письменном виде. Устное уведомление не имеет никакой юридической силы.

Форма документа является произвольной. При этом заявление должно содержать следующие данные:

1. Название организации-работодателя и имя руководителя (с указанием должности).
2. Имя, фамилию, отчество и должность сотрудника.
3. Название документа.
4. Содержание заявления.
5. Перечень прилагаемых документов.
6. Дату и подпись работника.

В содержании документа необходимо указать необходимость предоставления учебного отпуска для прохождения обучения в течение указанного в справке-вызове периода времени. Там же следует указать название образовательного учреждения. Кроме того, необходимо уточнить, какой вид отпуска просит предоставить работник (оплачиваемый или отпуск, при котором не сохраняется средний заработок).

Как написать заявление

В ТК РФ не указано, как правильно написать заявление на учебный отпуск, поэтому используется свободная форма. В бланк вносятся такие данные:

• Ф.И.О. работника;
• причина, по которой нужны отгулы;
• точный период отсутствия на работе (информация предоставляется в деканате);
• наименование высшего или среднего образовательного заведения;
• ссылка на справку-вызов.

Основная часть начинается с фразы «прошу предоставить учебный отпуск», ссылка на норму права необязательна.

Как и любое другое обращение, документ составляется на имя директора компании, а внизу ставится дата и подпись сотрудника. Бумагу визирует директор фирмы и передает для оформления приказа. Срок подачи обращения и предъявления справки-вызова в ТК РФ не определен, но рекомендуется сделать это заранее, чтобы работодатель имел время для оформления и выплаты отпускных. Его предоставляют в отдел кадров компании, в приемную или непосредственно руководителю под входящий номер (с регистрацией в журнале учета).

Оформление заявления на учебный оплачиваемый отпуск

Написать заявление на сессию работодателю (образец ниже) можно как на предоставление оплачиваемого отпуска, так и отпуска без сохранения заработной платы. Чтобы разобраться в случаях, когда работнику не положен оплачиваемый отдых для прохождения обучения в образовательном учреждении, необходимо изучить нормы Трудового кодекса.

Согласно положениям двадцать шестой главы Трудового кодекса, сохранение средней заработной платы имеет место в следующих случаях:

• сотрудник обучается на заочной или очно-заочной форме;
• работник обучается в образовательном учреждении, имеющем государственную аккредитацию;
• высшее или среднее профессиональное образование, получаемое сотрудником, является первым;
• работник успешно обучается и допущен к дальнейшим семестровым и итоговым сессиям.

Если член трудового коллектива отвечает всем указанным требованиям, он вправе получить отпускные дни с оплатой за время отсутствия. В случаях, когда какие-либо из пунктов не соблюдаются, но они допускаются нормами коллективного договора, сотруднику также должны предоставить отпуск для прохождения обучения.

Если хотя бы одно из положений двадцать шестой главы не исполняется и не отражено в коллективном соглашении, работник вправе претендовать только на отпуск, при котором не сохраняется средний заработок.

Кому положен оплачиваемый учебный отпуск?

В настоящий момент система образования в нашей стране предусматривает четыре уровня обучения:

1. бакалавриат,
2. специалитет,
3. магистратура,
4. аспирантура.

В некоторых случаях граждане могут обучаться в ординатуре (врачи) и по иным ступеням. Также есть среднее профессиональное образование (СПО): обучение в техникумах, колледжах, училищах.

Согласно ТК РФ, оплачиваемые ученические отпуска предоставляются сотрудникам, получающим образование соответствующей степени впервые. Например, работник, имеющий степень бакалавра, имеет право на оплату отпуска при обучении в магистратуре. То же самое касается и граждан, получивших среднее специальное образование и поступивших в ВУЗ: им отпуска оплачиваются.

Исключением являются лица, являющиеся совместителями: по закону им полагается оплачиваемый отпуск по основному месту работы. В организации, где он числится совместителем, может быть предоставлен обычный отпуск без сохранения заработка.

Если работник получает образование впервые сразу в двух ВУЗах, оплачиваемые дни ему даются только во время сессии в одном из них по выбору трудоустроенного гражданина. На второе образовательное заведение предоставляется только неоплачиваемый отпуск.

Оформление заявления на отпуск за свой счет

Написать заявление на сессию работодателю по образцу, данному ниже, можно не только на оплачиваемый отпуск, но и на предоставление дней отпуска, при котором не сохраняется средний заработок.

Оплате не подлежат следующие случаи получения образования сотрудником:

1. Обучение на очной форме.
2. Получение образования в частном учебном заведении.
3. Необходимость получения отпуска для прохождения вступительных экзаменационных испытаний для поступления в вуз или ссуз.
4. Получение второго или третьего среднего или высшего образования.
5. Сдача работ аттестационного характера по завершении подготовительных этапов обучения.

Каждый работник обязан понимать, что в процессе трудовой деятельности на протяжении всей жизни и для карьерного роста ему непрерывно придется где-то чему-то учиться. Поэтому постоянно рассчитывать на оплату всего процесса обучения и требовать этого в каждом заявлении на учебный отпуск не рекомендуется.

Если сотрудник хочет в период прохождения обучения получать заработную плату, он должен при подаче заявления на сессию со справкой-вызовом указать то, что сдача экзаменов и посещение занятий будут осуществляться без отрыва от рабочего процесса.

Также сотрудник должен указать в документе трудовые дни, в которые он будет отсутствовать. В этом случае работодатель должен будет за отработанный период времени выплатить сотруднику положенную ему заработную плату, а за остальные дни – среднемесячный заработок.

Ошибки при составлении заявления

Существует четыре распространенных ошибки, которые допускают сотрудники при составлении заявления на предоставление учебного оплачиваемого отпуска:

• первая ошибка – несвоевременное представление справки-вызова либо отсутствие указанного документа при подаче заявления на учебный отпуск — студент не получил в образовательном учреждении данную бумагу, либо он не знает правил предоставления периода отдыха для обучения, либо у него имеется хотя бы одна академическая задолженность (в результате этого он теряет право на получение среднего заработка за сессионный период);
• вторая ошибка – подача заявления после того, как началась учебная сессия. Для принятия такого документа руководством сотрудник должен аргументировать эту задержку представлением достаточного количества доказательств, подтверждающих уважительность причины пропуска срока. В этом случае работодатель оплатит только оставшийся период отпуска работника;
• составление заявления на неоплачиваемый отпуск для дальнейшего переоформления на учебный. Ни руководство, ни отдел кадров на это не пойдут;
• отсутствие в заявлении реквизитов, указанных в справке-вызове. Если допустить такое нарушение, при утере этой справки ее наличие будет невозможно доказать.

Если обучающийся сотрудник отвечает всем перечисленным в статье критериям, это позволит ему получить учебный оплачиваемый отпуск, а не тот, при котором не сохраняется средний заработок.