Отпуск полагается каждому работающему гражданину в соответствии с требованиями трудового законодательства, при этом время отпусков каждого из сотрудников должно быть определено перед началом нового рабочего года.
Изменение графика отпусков допускается по инициативе работодателя, если имеется достаточное количество оснований для этого, или по инициативе работника, если он болен либо возникли какие-то обстоятельства, не позволяющие ему в данный период времени осуществлять трудовую деятельность. При этом, если причина переноса отпуска не является уважительной или не соответствует интересам организации, то работодатель вправе отказать в переносе отпуска работника.
Особенности переноса отпусков регламентируются ст. 124 ТК РФ, которая определяет причины и основания для изменения графика отпусков сотрудников, а также устанавливает категории работников, которым нельзя переносить отпуска вообще. Обязательным условием переноса графика отдыха для работников является наличие согласования между работником и работодателем об изменении времени отпуска.
При этом отмечается, что изменение времени отпуска становится невозможным при возникновении ряда обстоятельств. К таким обстоятельствам относятся:
- предупреждение о необходимости изменения времени отпуска менее, чем за две недели до начала очередного отпуска работника;
- выплата работнику отпускных, которые должны быть предоставлены не позднее, чем за три дня до начала времени отдыха.
Изменение срока или времени отпуска чаще всего происходит по инициативе самого работника, так как график отпусков утверждается заранее, и ему следуют все сотрудники предприятия безоговорочно. Основание для изменения графика для конкретного сотрудника должно быть веским и уважительным, так как работодатель имеет полное право отказать в удовлетворении просьбы работника организации.
Изменение графика отпусков может происходить:
- По инициативе работодателя, при которой должны возникнуть непреодолимые обстоятельства, не позволяющие работнику уйти в отпуск в указанное графиком время. Чаще всего это реорганизация предприятия, а также внедрение новых технологий и систем на производстве.
- По инициативе работника. В данном случае работник должен доказать наличие у него уважительных причин для требования перенесения отпуска – это могут быть семейные обстоятельства или болезнь.
Специалистами выделяется некоторая часть оснований, которые требуют обязательного исполнение просьбы работника в полном или частичном объеме, однако заявление должно быть сформировано в установленные сроки и не содержать требований «уйти в отпуск с завтрашнего числа».
Причинами изменения времени отпускного периода являются:
- Заболевание работника, которое подтверждается листком о временной нетрудоспособности. Заболевание родственников, в том числе детей, причиной изменения графика отпуска не является.
- Нарушение трудового законодательства работодателем, заключающееся в нарушении прав работника организации.
- Исполнение работником государственных обязанностей, которые требуют освобождения от труда. Чаще всего основными методами исполнения государственных обязанностей являются выступления в суде в качестве свидетеля, представителя одной из сторон или присяжного заседателя, а также в случае военных сборов, на которых должен присутствовать работник предприятия.
- Иные обстоятельства, которые работодатель может посчитать важными для конкретного работника, если тот обратится с заявлением.
В каждом конкретном случае работодатель самостоятельно определяет важность причины переноса отпуска, поэтому лучше для работников иметь стабильные деловые отношения со своим работодателем.
Перенос отпуска по семейным обстоятельствам
Законодательством предусматривается возможность переноса отпуска по семейным обстоятельствам, если работнику еще не выплатили средства в качестве отпускных, а также не уведомили его о скором времени отдыха. Работодатель имеет полное право установить в организации свой порядок замены времени отпусков, исходя из причин, которые считаются уважительными.
Семейные обстоятельства не являются уважительной причиной для изменения времени отпуска, однако в некоторых ситуация руководство организации может пойти навстречу работнику, если обстоятельства вынуждают его взять срочный отпуск. Примером такой ситуации может служить внезапная болезнь близкого родственника или собственное заболевание, которое трудноизлечимо и ведет к инвалидизации гражданина в будущем или уже сегодня.
Получить право на изменение даты начала отпуска по причине собственной свадьбы или свадьбы родственников не получится, так как это не является серьезными и вескими обстоятельствами, при этом если коллективный договор позволяет сотрудникам брать неоплачиваемые отпуска на несколько дней из-за таких торжеств, то работник может взять именно отгулы, не трогая и не меняя ежегодный оплачиваемый отпуск.
В соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность отпусков предоставляется, исходя из соответствующего графика, который принимается не позднее, чем за две недели до нового календарного года. При этом исполнение графика обязательно для каждой стороны трудовых правоотношений, поэтому любое внесение изменений в существующий план должно быть оформлено по обоюдному согласию сторон.
Почему меняется график отпусков?
Каждый год руководство предприятия подписывает документы, устанавливающие очередность отпусков, при этом учитывая не только свои интересы, но и интересы работников (ст. 123 ТК РФ).
Для учета очередности отдыха работников отдел кадров предприятия может пользоваться бланком Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), также есть возможность разработать форму самостоятельно (закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Образец формы № Т-7 смотрите в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».
Во всех отделах предприятия очередность отдыха своя.
Несмотря на то что все отпуска на предприятии согласовываются, обстоятельства, требующие внесения изменения, возникают. И иногда по несколько раз за год.
Причинами для этого могут быть:
- наём работников после согласования графика отпусков;
- работник не захотел идти в отпуск в согласованные даты и просит перенести его отдых на другие числа;
- больничный лист отпускника;
- на предприятии происходят события, которые вынуждают попросить работника прервать отдых;
- нарушение сроков выплаты отпускных и (или) уведомления о дате начала отпуска.
Перед тем как вносить изменения в график отпусков, необходимо удостовериться, что работники, чей отпуск планируется перенести, не пропускали и не переносили его в течение 2 лет подряд. Даже если он сам просит руководителя, это будет не законно.
Узнайте, нужно ли вносить изменения в график отпусков в связи с продлением ежегодного оплачиваемого отпуска, из Готового решения КонсульантПлюс. Получите пробный доступ к системе и смотрите рекомендации бесплатно.
Перенос отпуска на следующий отпуск
Законодательством запрещается переносить отпуск на время следующего отпуска, если следующий отпуск не является частью очередного оплачиваемого отпуска, разделенного на две части.
При таких обстоятельствах перенести отпуск можно, однако только в случае, если и работник, и работодатель согласны на такие изменения, и это не повлечет какие-либо трудности и проблемы для организации в целом.
В случае возникновения обстоятельств, требующих изменения времени начала отдыха, допускается увеличение продолжительности отпуска, если работодатель и работник совместно определили такое решение наиболее выгодным для обоих сторон выходом.
Также отпуск переносится на другой отпуск или время, если работодатель не выполнил условия отправления работников на отдых, к которым относятся:
- Уведомление работников не менее, чем за две недели до даты начала отпуска.
- Выплата отпускных не позднее, чем за три дня до даты начала отдыха.
При невыполнении какого-либо из условий отправить работника на отдых нельзя.
Перенос отпуска на следующий год
Ежегодный оплачиваемый отпуск не может быть заменен ни компенсационной выплатой, за исключением случаев увольнения сотрудников, ни переносом времени отдыха на следующих год. Однако как у любого правила, у этой нормы есть исключения.
Регламентация назначения отпуска происходит в соответствии со ст. 122 ТК РФ, которая устанавливает, что работнику полагается за каждый рабочий год 28 календарных дней отпуска. Важное положение указывает на то, что в расчет берется не календарный год, а год рабочий, который исчисляется с даты начала осуществления работником трудовой деятельности. Рабочий год представляет собой 12 календарных месяцев с даты регистрации трудовых правоотношений, по истечении которых работнику полагается ежегодный оплачиваемый отпуск. При этом уточняется, что отпуск может быть предоставлен в любое время рабочего года, вне зависимости от «удобства» или «пожеланий» работника предприятия.
Если же по каким-либо серьезным обстоятельствам работнику не удалось воспользоваться возможностью отдыха за прошедший рабочий год, ввиду его переобучения или реорганизации предприятия и т.д., то отпуск допускается перенести на любое время в течение последующих 12 месяцев, а также соединить с отпуском следующего рабочего года в полном или частичном объеме.
Заменить неотгулянный отпуск компенсацией нельзя, поэтому его можно только отгулять. Допускается уход в отпуск по нескольку раз за год, если работник таким образом использует все дни отдыха в полном объеме. Допускается выплата компенсации только за ту часть отпуска, которая превышает установленные законодательством 28 календарных дней.
Правила переноса
Каждому работнику положены 28 дней отпуска, из них 14 дней должны быть отгуляны подряд — правила не изменились. Однако в этом году времени для законного отдыха у людей будет гораздо меньше — очевидно, что большинство запланированных в первом полугодии отпусков придется переносить на второе полугодие, а для многих организаций это будет непросто.
При этом нужно помнить, что законом определены категории работников, которые имеют право на отпуск в любое удобное время, то есть вне графика отпусков, напоминают в юридической службе Федерации независимых профсоюзов России.
Право на первоочередной летний отпуск имеют:
— усыновители детей до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ);
— декретницы до и после отпуска по беременности и родам (ст. 122, 260 ТК РФ);
— мужья женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
— несовершеннолетние работники (ст. 122, 267 ТК РФ);
— супруги лица, находящегося на военной службе (ФЗ-76 ст. 11)
— работающие инвалиды (ФЗ-5, ст. 14, 16, 17,18, 19);
— герои Советского Союза и России (ФЗ-4301-1, ст. 8);
— совместители, если на основной работе у них отпуск летом (ст. 286 ТК РФ);
— почетные доноры (ФЗ-125 ст. 23-1-1);
— многодетные отцы и матери, родители малышей с инвалидностью (ст. 262.1, 262.2 ТК РФ).
Выпавший на апрель плановый отпуск автоматическому переносу и продлению куда-либо не подлежит — нерабочие дни не являются нерабочими праздничными днями, предупреждает адвокат Николай Титов. Такой порядок закреплен письмами Минтруда России. Работник обязан идти в отпуск.
Если работодатель пошел навстречу апрельским отпускникам и перенес их отдых на другие периоды, колдовать над новым графиком придется ему самому. Если подобрать всем в коллективе удобные периоды не получится, останется только перенос отдыха на следующий год. Такую возможность позволяет Трудовой кодекс.
Выпавший на апрель плановый отпуск автоматическому переносу и продлению куда-либо не подлежит
«В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации и это может быть доказано, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год, — говорит бизнес-медиатор Юрий Капштык. — При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется».
Однако тут возникает еще одна история, о которой мало кто думал, когда отправлял работников на удаленку. Уведомление об отпуске работник должен подписать как минимум за две недели до начала своего отдыха. И если другое требование — перечислить деньги минимум за трое суток до его начала — в нынешних условиях еще выполнимо, то получить закорючку в графе «ознакомлен» стало довольно трудно. То же самое касается служебных записок с просьбой о переносе отпуска на другую дату. Работать удаленно многие уже научились, но с выполнением таких, казалось бы, формальностей возникают неожиданные и подчас, казалось бы, неразрешимые трудности.
Специалисты по трудовому праву предлагают такой выход. Пока нет возможности получить от сотрудника подпись на листе бумаги или бумажный оригинал заявления, использовать вместо них электронные письма. Цифровая подпись есть далеко не у всех, но даже обычный e-mail может быть достаточным подтверждением. Другой вариант — юридически значимые вещи объявлять в рабочем мессенджере организации. Тогда другие участники общей беседы станут свидетелями. Главное, чтобы работник четко и однозначно подтвердил свое согласие. А уже затем, когда коронавирус уйдет, можно будет оформить все формальные бумаги, вместо которых в аварийном режиме использовались электронные сообщения.
Кстати
Выпадение отпуска на апрельские нерабочие дни не может быть причиной для его продления, утверждают юристы. Но в случае, если на время отпуска пришелся период временной нетрудоспособности, то дни отдыха, когда сотрудник был на больничном, должны быть восполнены. Бюллетень можно получить по самым разным причинам. Помимо непосредственно болезни, он может быть выдан одному из родителей дошкольника, чей детский сад закрылся из-за пандемии, — просто потому, что с ребенком некому сидеть. Или если человек был в контакте с инфицированным COVID-19 и должен сидеть на самоизоляции.
Как оформить перенос отпуска
Перенос отпуска оформляется при предоставлении соответствующего заявления от работника либо при вынесении одноименного приказа, когда дата отпусков меняется по воле работодателя. В таком случае ответственность за неправомерное использование возможности переноса отпуска без воли работников несет только работодатель.
Сотрудники организации имеют право на получение следующих видов отпусков:
- Ежегодный основной и дополнительный, которые предоставляются ввиду отработки работником одного рабочего года на предприятии.
- Учебный отпуск, который предоставляется чаще всего на сессию или сдачу экзаменов работникам-студентам.
- Декретный отпуск, являющийся отпуском по медицинским показаниям, в который входят периоды отдыха работницы в период до и после родов.
- Отпуск по уходу за ребенком, предоставляемый до исполнения ребенку возраста трех лет. Законодателем уточняется, что работник может выйти из него в любое удобное для себя время, а также продлить отпуск на небольшой срок.
Нельзя заменить отпуск или перенести его определенным категориям работников, так как это запрещено императивными нормами законодательства.
К таким работникам относятся следующие категории граждан:
- работники, которые заняты на вредных и опасных производствах;
- работники, которые не достигли совершеннолетия.
Работодатель не сможет изменить отпуска таким сотрудникам даже в случае их заявления и просьбы, так как данная норма трудового права является императивной и подлежит полному исполнению в соответствии с законом.
Приказ о переносе отпуска
Для оформления переноса отпуска от сотрудника организации должно поступить соответствующее заявление или на предприятии должны возникнуть веские обстоятельства, исключающие уход какого-либо сотрудника в определенный период. В каждом из случаев оформляется соответствующий приказ.
Документ должен содержать следующую информацию:
- Наименование организации.
- Данные о руководителе предприятия.
- Наименование документа.
- Основания и причины переноса отпусков.
- Ответственность за перенос отпусков.
- Лицо, которое должно сформировать обновленный график отпуска, если этим занимается не работодатель.
- Подписи для ознакомления с документом всех участников приказа.
- Дата составления и подпись руководителя.
Законодательством установлено, что обязанности оформлять такой приказ у работодателя нет, однако составление такого документа может оказаться удобным для дальнейшего ведения дел на предприятии. Таким образом можно избежать путаницы и потери нужных документов, а также обезопасить обе стороны от неправомерных действий.
Заявление на перенос отпуска
Заявление от работника о переносе отпуска составляется в свободной форме, однако оно должно в полной мере отражать ситуации, при которых возникает необходимость «сдвигов» в установленном графике отдыха сотрудников организации.
Заявление должно:
- быть составлено на имя руководителя организации;
- иметь персональную информацию о работнике, а также его должности;
- содержать прошение о переносе отпуска;
- устанавливать уважительную причину переноса графика отпусков, так как формулировка «по семейным обстоятельствам» не является уважительной;
- содержать дату и подпись заявителя.
Заявление необходимо предоставить работодателю или иному уполномоченному лицу под соответствующую подпись. Лучше всего составить документ в двух экземплярах, один из которых работнику можно оставить себе, с подписью руководителя о принятии документа к рассмотрению.
Как составить приказ о внесении изменений в график отпусков
Закон не устанавливает для этого документа какую-либо особую форму. Его можно составлять в произвольном виде, в том числе с использованием фирменного бланка субъекта бизнеса.
Приказ в шапке обязательно должен включать в себя наименование субъекта бизнеса либо Ф.И.О. предпринимателя, адрес расположения, регистрационные коды.
Далее на следующей строке нужно проставить дату составления и место.
После этого нужно записать слово «Приказ», после этого указывается его порядковый номер. На следующей строке можно проставить краткое содержание документа — к примеру, «О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска Жданова А. И.».
Далее следует вводная часть распоряжения. В ней необходимо указать причину, по которой решено произвести перенос отпуска сотрудника.
К примеру, здесь записывается «На основании предоставленного заявления работника о переносе отпуска..» или же «По причине ввода в эксплуатацию нового станка и на основании письменного согласия работника..».
Дальше указывается слово «Приказываю», а после этого излагаются пункты распоряжения:
- Выполнить перенос отпуска с даты, указанной в графике отпусков на новую. При этом обязательно проставляется новый день начала отдыха;
- Указание кадровому работнику произвести необходимые изменения в существующем графике отпусков.
Важно: Приказ подписывает руководитель организации. Далее, в нем необходимо предусмотреть графы, в которых будут проставлять свои подписи указанные ответственные сотрудники.
